Qué documentos guardar para la UAFE y por cuánto tiempo

Cuando la UAFE, la Superintendencia o un auditor piden información, lo que importa es si el sujeto obligado puede reconstruir cada operación con sus respaldos. La ley pide guardar esos registros 10 años, y no hacerlo es una infracción muy grave. Esta guía resume qué entra en el archivo, desde cuándo se cuentan los años y cómo organizarlo por cliente.

Desde cuándo se cuentan los 10 años

No desde la fecha de cada documento, sino desde el fin de la relación contractual, la última transacción o la transacción ocasional. Para un cliente que compra a una constructora durante varios años, los 10 años empiezan a correr con su último pago o cuando termina la relación, no con la primera reserva.

Qué incluye el archivo

El artículo 48 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Combate del Delito de Lavado de Activos enumera lo que se conserva:

• Las transacciones, nacionales e internacionales, incluidas las electrónicas.
• La información y los datos obtenidos en la debida diligencia de cada cliente.
• Los resultados de los análisis realizados.
• Los archivos de cuenta y la correspondencia comercial.
• El respaldo documental de todo lo anterior.

La ley deja usar los medios que resulten más convenientes para guardarlo, siempre que se pueda reconstruir cada transacción y entregarla con rapidez cuando la autoridad la pida.

El expediente de cada cliente

La debida diligencia es la parte del archivo que más se descuida. Como mínimo, cada expediente debería permitir demostrar que se hizo lo siguiente:

1. 1Identificar al cliente o proveedor y verificar su identidad con documentos o fuentes confiables.
2. 2Identificar y verificar a quien actúa en su representación, y que esté autorizado.
3. 3En personas jurídicas, identificar al beneficiario final: la persona natural que finalmente posee o controla la sociedad, o en cuyo nombre se hace la transacción.
4. 4Conocer el propósito de la relación y la procedencia de los fondos.
5. 5Dejar constancia del seguimiento continuo de la relación.

La intensidad depende del riesgo: reforzada si es alto, normal si es medio y simplificada si es bajo. Si el cliente o su beneficiario final es una persona expuesta políticamente (PEP), la ley pide determinarlo y, en los casos de PEP extranjeras o de mayor riesgo, aprobación de la alta gerencia, establecer el origen del patrimonio y de los fondos, y un monitoreo intensificado. Ser PEP no implica negar el servicio.

Las políticas «conozca a su…»

El Reglamento agrupa la debida diligencia en seis políticas, que cada supervisor detalla para su sector:

• Conozca a su cliente.
• Conozca a su empleado.
• Conozca a su mercado.
• Conozca a su corresponsal.
• Conozca a su proveedor.
• Conozca a su accionista o socio.

Para una constructora o una inmobiliaria que es compañía, la Superintendencia de Compañías pide identidad e información básica en operaciones de menos de US$5.000 y la información completa del cliente por encima de ese monto. Ver UAFE para constructoras e inmobiliarias.

Datos personales y confidencialidad

Guardar estos datos no choca con la protección de datos personales: el Reglamento autoriza al sujeto obligado a tratarlos para prevenir el lavado de activos, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, y las personas deben entregarle la información sin alegar reserva. A cambio, el sujeto obligado debe garantizar su confidencialidad y seguridad.

Si el expediente lo arma un tercero, como un estudio contable, la ley limita lo que puede hacer: un proveedor externo de debida diligencia solo puede identificar y verificar al cliente y a su beneficiario final y entender su actividad, con autorización escrita del cliente, y la responsabilidad sigue siendo del sujeto obligado.

Qué guardar de cada reporte

• El archivo o el registro de cada RESU y NO RESU, y la constancia de carga en SISLAFT.
• Los comprobantes de las operaciones reportadas, para poder reconstruirlas.
• La revisión de la constancia en los días siguientes: un reemplazo solo se puede pedir en el término de 2 días.
• Los ROS, con sus sustentos firmados por el oficial, en un archivo de acceso restringido: revelar que se envió un ROS es una infracción muy grave.

Lista para revisar el archivo de un cliente

Un archivo así no solo evita la multa: es lo que hace que la auditoría externa anual, obligatoria para las compañías con activos de US$500.000 o más o ingresos de US$1.000.000 o más, sea rápida.

Esta es una guía general, no asesoría legal ni tributaria. Para un caso concreto, consulta la normativa vigente de la UAFE o a un abogado.